Grundregeln des Zeitmanagements:

Bevor Sie weiterlesen, sollten Sie einen kleinen Moment innehalten und folgendes Gedankenspiel durchführen:
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen auf einem Hochsitz und beobachten Ihr eigenes Verhalten in einer Stresssituation. Was sehen Sie? Versuchen Sie Ihre eigenen Bewegungsabläufe zu kommentieren!
Wenn wir uns auf so einen gedanklichen Hochsitz begeben, erkennen wir meist, wie albern wir uns in stressigen Situationen benehmen. Wie Hampelmänner und Zappelphilippe bewegen wir uns hektisch hin und her. Denken Sie an dieses Bild, wenn Sie wiedereinmal gestresst sind. Es kann Ihnen helfen, die Hektik aus der Bewegung zu nehmen und die Stresssymptomatik zu mildern.

Eine der wichtigsten Regeln des Zeitmanagements lautet: Prioritäten setzen!

Der ehemalige US-Präsident Dwight Eisenhower (1890-1969) hat hierzu das sogenannte ABC(P)-Prinzip entwickelt. Dabei wird jede anstehende Arbeitsaufgabe nach Ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeschätzt.

A    bekommen all jene Aufgaben zugeordnet, die sowohl sehr wichtig, als auch sehr bald bearbeitet werden müssen.
B    bekommen all jene Aufgaben zugeordnet, die zwar sehr wichtig sind, deren Bearbeitung aber noch zurückgestellt werden kann.
C    erhalten all jene Aufgaben, die zwar terminlich vorrangig, aber weniger wichtig sind.
P    (für Papierkorb) bekommen schließlich diejenigen Aufgaben, die eigentlich überhaupt nicht bearbeitet werden müssen, bzw. an Mitarbeiter delegiert werden können

Unentbehrlich für ein effizientes Zeitmanagement ist ein schriftlicher Tagesplan. Als wertvolle Hilfestellung hat sich hier die sogenannte ALPEN-Methode erwiesen:
Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren
Länge der Aktivitäten schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen 
  • Prioritäten setzen
  • Tagespensum begrenzen bzw. kürzen
  • Delegationsmöglichkeiten nutzen
  • Rest verschieben, streichen oder in Überstunden verlegen
  • Unerledigtes übertragen oder streichen
Nachkontrolle

Wenn Sie mit Hilfe der ALPEN-Methode Ihren Arbeitstag schriftlich planen, sollten Sie dabei folgende Grundregeln beachten.

Bei der schriftlichen Tagesplanung sollten Sie folgende Grundregeln beachten:

  • Verplanen Sie nie Ihre gesamte Arbeitszeit, sondern max. 60% davon. Ansonsten würde Sie die geringste unvorhergesehene Störung völlig aus dem Konzept bringen.
    Planen Sie für unerwartete Störungen und Aktivitäten ca. 20% Ihrer Arbeitszeit ein. Die restlichen 20% sollten für soziale Aktivitäten und Pausen eingerechnet werden.

  • Reservieren Sie nach Möglichkeit eine Stunde am Tag, in der Sie nur für sich sind und nicht gestört werden können. In dieser Stunde können Sie mit bestimmten Entspannungstechniken (autogenes Training, progressive Muskelrelaxation etc.) oder Bewegungsübungen neue Energie schöpfen.

  • Beachten Sie bei der Terminplanung Ihre persönliche Tagesleistungskurve. Gewöhnlich sollten Aktivitäten mit besonderer geistiger Beanspruchung zwischen 9 und 10 Uhr bzw. 18 und 20 Uhr eingeplant werden. Um diese Zeit ist in der Regel ein Leistungshoch zu erwarten.

Die Tagesleistungskurve - um sie zu vergrößern, klicken Sie auf die Grafik